L’assenteismo rappresenta per le aziende una delle problematiche più critiche e difficili da risolvere, con conseguenze dannose per l’operatività quotidiana e per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Non avere un pieno controllo della disponibilità dei propri dipendenti in un dato momento, infatti, comporta criticità per quanto riguarda l’assegnazione delle attività da svolgere e per la programmazione dei turni lavorativi.
Una situazione che impatta negativamente sul reparto delle Risorse Umane, responsabile della rilevazione delle presenze, in particolare negli ultimi anni caratterizzati dallo smart working, che ha reso ancor più difficoltoso il monitoraggio del lavoro dei dipendenti.
Smart Working e Work-life Balance
L’avvento della pandemia da Covid19 ha fatto crescere esponenzialmente l’utilizzo del lavoro da remoto, il famoso smart working, con milioni di dipendenti che hanno continuato a lavorare da casa anche quando le restrizioni sono state rimosse.
In questo contesto, la rilevazione delle presenze è divenuta una mansione ancora più importante per le Risorse Umane che, non potendo verificare l’ingresso a lavoro direttamente in azienda, hanno dovuto adeguarsi a questa “nuova” modalità e trovare metodi alternativi per controllare l’effettivo impegno del capitale umano. Ma non solo.
Con la maggior parte dei dipendenti lontani dall’ufficio, è aumentato il rischio non solo dell’assenteismo ma anche del noto burn out lavorativo, con i dipendenti che, spesso, per ovviare alla mancata “presenza” dei propri colleghi, si sono trovati ad affrontare orari e carichi di lavoro eccessivi, compromettendo il così detto Work-life Balance, vale a dire l’equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa, con risvolti negativi in termini di produttività, soddisfazione e fiducia nei confronti dell’azienda.
Del resto, pur considerando il dipendente un soggetto legato all’organizzazione e pienamente coinvolto in ogni aspetto aziendale, la lontananza dal luogo di lavoro e dagli organi di controllo, le Risorse Umane per l’appunto, inevitabilmente hanno portato a episodi caratterizzati da scarso impegno e ridotta disponibilità con conseguenze devastanti per il corretto andamento e per la realizzazione delle strategie pianificate dal management.
Per tutti questi motivi, le aziende hanno iniziato già da tempo ad adottare sistemi tecnologici per la rilevazione delle presenze, in linea con quel cambiamento chiamato digitalizzazione richiesto a gran voce dal mercato per rimanere competitivi.
Il software per la rilevazione delle presenze
Che sia nella modalità classica o da remoto, il controllo degli ingressi a lavoro, come detto, è fondamentale per le Risorse Umane che, con una panoramica corretta e completa dell’impegno dei dipendenti, è in grado di assegnare le attività e realizzare i turni in modo coerente con l’effettiva disponibilità del capitale umano, evitando di compromettere l’operatività aziendale.
A supportare efficacemente le HR in questa mansione ci ha pensato la digitalizzazione, offrendo strumenti altamente tecnologici per la rilevazione presenze che, grazie all’automazione e alla facilità di utilizzo, consentono di monitorare in tempo reale l’entrata e l’uscita dal lavoro di ciascun lavoratore, mediante l’utilizzo di un app e della timbratura del cartellino digitale, che ha sostituito l’ormai superata “foratura” del cartellino cartaceo, facendo risparmiare tempo non solo alle Risorse Umane ma anche ai dipendenti stessi.
Grazie a questi software, il Manager HR verrà informato in tempo reale ogni qualvolta un lavoratore inizia o finisce la sua giornata, conteggiando le ore lavorate e potendo in questo modo elaborare la busta paga correttamente, anche in caso di straordinari o permessi. Un vantaggio che, come accennato in precedenza, comporta benefici anche per il capitale umano che avrà a disposizione uno strumento con il quale verificare l’effettiva corrispondenza di quanto ricevuto in termini monetari rispetto all’impegno profuso, al riparo da dimenticanze ed errori dettati dalla componente umana.
La digitalizzazione della rilevazione delle presenze porterà quindi a un minore assenteismo, maggiore responsabilizzazione del personale e livelli di produttività maggiori.
